PRIVACY OP HET WERK

Het afgelopen kalenderjaar kreeg de FNV ruim 250 vragen binnen over privacyrechten op de werkvloer. De vijf meest voorkomende onderwerpen bespreken we in dit artikel.

Sinds mensenheugenis slaan we informatie op. De opslag van gegevens heeft sinds de digitalisering een enorme vlucht genomen. Bij zowat elke handeling die je doet worden data van jou opgezogen als een spons. Veel van deze informatie valt onder de noemer persoonsgegevens. Volgens de privacywet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is dat “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon”. Dit betekent dat informatie direct over iemand gaat of naar deze persoon te herleiden is. In de AVG staat hoe we met deze informatie om moeten gaan. Verwerking van persoonsgegevens noemen we dat. Daar vallen onder andere het opslaan van beelden van beveiligingscamera’s en het bewerken of verwijderen van je klantgegevens onder. Ook op het werk worden jouw persoonsgegevens opgeslagen: je woonadres, bankrekeningnummer, gespreksverslagen waarin afspraken zijn vastgelegd.

De werkgever heeft de plicht om goed om te gaan met die gegevens. Door informatie op te slaan kan namelijk jouw recht op privacy in de knel komen. Denk aan beveiligingscamera’s die niet alleen klanten, maar ook het personeel filmen. Wanneer je werkgever data over jou op wil slaan moet hij een privacytoets uitvoeren. Daarmee weegt hij de belangen van de werknemer af tegen zijn eigen belangen. Een belang voor een werkgever kan bijvoorbeeld zijn dat de winkel niet wordt leeggeroofd of eigendommen worden beschermd. Die afweging moet hij maken op basis van twee factoren: of wat hij doet proportioneel is en of er geen minder zwaar middel bestaat om het doel te bereiken. Sowieso geldt: het mag alleen als het relevant is voor het uitvoeren van een vooraf bepaald doel.

Mijn werkgever wil camera’s ophangen. Mag dat zomaar?

Je werkgever mag camera’s ophangen als dit bijvoorbeeld nodig is voor de veiligheid of om winkeldiefstal te voorkomen. Hij mag die beelden niet gebruiken om jou te beoordelen of aan te spreken op je gedrag. Wil een werkgever controleren of personeel het werk goed doet, dan kan hij een extra leidinggevende op de werkvloer neerzetten. Daar is helemaal geen cameratoezicht voor nodig. Mensen slaan geen data op, er is dus geen verwerking van persoonsgegevens. Er zijn wel uitzonderingen. Stel dat er constant bedrijfseigendommen worden gestolen door het personeel, dan mag een werkgever onder strenge voorwaarden als uiterst middel (zelfs in het geheim) camera’s ophangen. Maar is de dief betrapt, dan moeten de camera’s ook meteen weer weg. Dit geldt ook voor tassencontrole. Dat is een enorme inbreuk op iemands privacy. Maar wat als een werkgever er alles aan heeft gedaan om diefstal onder het personeel te voorkomen en het maar blijft doorgaan? Dan mag het onder strenge voorwaarden weer wel, met als doel de diefstal te stoppen.

Welke privégegevens mag mijn leidinggevende opslaan?

Zowel voor het opslaan als het inzichtelijk maken van je gegevens geldt: alleen die informatie die nodig is voor de uitvoering van het werk. Dat verschilt per situatie. Het kan voor zowel de werknemer als werkgever handig zijn om gespreksverslagen op te slaan. Zolang je bij een organisatie in dienst bent, mag je werkgever die verslagen bewaren. Maar de financiële administratie hoeft zo’n verslag niet in te kunnen zien, terwijl dat voor een direct leidinggevende wel relevante informatie is. Omgekeerd: je leidinggevende heeft niets aan jouw bankrekeningnummer, terwijl de financiële administratie dat juist nodig heeft voor het uitbetalen van je salaris.

Daarnaast hebben we ook nog de bijzondere persoonsgegevens. Denk daarbij onder andere aan etniciteit, geaardheid, vakbondslidmaatschap of je medische gegevens. Het opslaan van deze gegevens is verboden. Informatie over je gezondheid valt hieronder. Jij bepaalt zelf of je deze info deelt.

Je hebt altijd het recht om te zien welke gegevens van en over jou zijn opgeslagen. Klopt de informatie niet, dan mag je eisen dat dit wordt gecorrigeerd. Ook mag je eisen dat bepaalde of zelfs alle data worden verwijderd als er geen goede reden meer is om die gegevens te bewaren. Het recht op vergetelheid* noemen we dat. Dat kan bijvoorbeeld zo zijn wanneer je ergens hebt gesolliciteerd. Is het sollicitatieproces afgerond, dan is er geen noodzaak om jouw gegevens te bewaren. Dus: weg ermee!

Wat moet mijn leidinggevende van me weten als ik ziek ben?

Als je ziek bent, zijn er twee dingen die je werkgever moet weten: hoelang denk je ziek te zijn en wat blijft er liggen qua werkzaamheden. Het werk moet namelijk wel doorgaan. Ben je er een week niet, dan is dat vaak nog goed op te vangen. Maar ben je maanden afwezig, dan kan het nodig zijn dat je werkgever tijdelijk een vervanger voor je regelt. Ook kan het zijn dat de reden van je ziekmelding bij een derde partij ligt, bijvoorbeeld als je bent aangereden. Je werkgever heeft dan informatie daarover van je nodig zodat hij zijn kosten op de brokkenpiloot kan verhalen.

Je hoeft geen vragen te beantwoorden over je medische situatie, zoals waar je last van hebt of over de behandeling. Je bedrijfsarts daarentegen heeft die informatie wel nodig. Hij heeft geheimhoudingsplicht en mag die medische gegevens dus niet delen met je werkgever. Hij mag wel op basis van de informatie de werkgever adviseren over je hersteltraject. Als je ziekteverzuim te maken heeft met je werk, mag de bedrijfsarts tegen je werkgever zeggen welke aanpassingen gedaan moeten worden, zodat jij je werk weer kunt doen.

Ga je onder werktijd naar de tand- of huisarts, een therapeut of specialist, dan mag je werkgever daar wel een bewijsje voor vragen. Een afspraakbevestiging of afschrift is dan voldoende. De reden van het bezoek hoef je niet te delen met je werkgever.

Mag mijn werkgever mijn werkmail doorspitten?

Nee, zomaar meekijken met wat jij doet op je werklaptop mag niet. Heeft een werkgever onbeperkt toegang tot je mailbox, dan kan hij constant over je schouder meekijken. Durf je dan nog wel een grapje te maken met een collega of iets te zeggen over je leidinggevende? Je kijkt wel uit! Dat gaat dus nogal ver. Dat geldt ook voor welke websites je bezoekt. Allemaal onder normale omstandigheden niet relevant voor je werkgever.

Maar soms kan de continuïteit van het bedrijf zwaarder wegen dan het privacybelang van de werknemer. Stel: je bent langdurig ziek. Maar er is een belangrijke deadline die gehaald moet worden en de afspraken daarover staan alleen in jouw mailbox. De enige manier om het werk door te laten gaan is wanneer die afspraken boven tafel komen. In zo’n situatie mag een werkgever die informatie uit jouw mailbox vissen. Datzelfde geldt wanneer een werkgever bijvoorbeeld het vermoeden heeft dat iemand fraudeert en geld wegsluist. Diefstal dus. In dat geval kan het voor het onderzoek nodig zijn in de mailbox van de werknemer te kijken. Maar ook als de werkgever toegang heeft tot je werkmail: alleen lezen wat relevant is. Een privémailtje lezen mag dus niet.

In mijn werkauto zit een gps-tracker. Mag mijn werkgever die gebruiken om me in de gaten te houden?

Dat techniek iets mogelijk maakt betekent niet dat het dan ook maar vrijelijk daarvoor ingezet mag worden. In de logistiek kan het heel nuttig zijn om via een gps-tracker te weten waar een voertuig is, zodat een planning daarop aangepast kan worden als een bezorger in de file staat. Je werkgever mag het alleen niet inzetten om jou als persoon te controleren of volgen. Dat jij tijdens je pauze een half uur op Scheveningen bent geweest, gaat een werkgever niet aan.

Vooraf moet bekend zijn waar een werkgever een bepaalde techniek voor wil gebruiken. Zeker als die geschikt is om het personeel te controleren of volgen. Is er een ondernemingsraad aanwezig, dan moet deze om instemming worden gevraagd voor invoering van het systeem.